Het in- en verkoopboek is een sub-administratie, dit betekend dat er binnen de administratie een aparte administratie wordt bijgehouden waar de inkomende en/of verstuurde facturen worden verwerkt.
Inkoopboek:
Bij het inkoopboek worden alle binnengekomen facturen verwerkt. Dit gebeurd op basis van dubbelboekhouden. Dat houdt in dat de kosten op een grootboeknummer worden geboekt en om de mutatie in evenwicht te houden wordt de tegenrekening Crediteuren gebruikt.
Debet Credit
Kosten uitgave promotie € 100
Crediteuren € 100
Zodra deze boeking is gemaakt zijn de kosten opgenomen in de administratie en is er een schuld ontstaan aan de crediteuren. Door een overzicht te maken van alle openstaande crediteuren wordt er inzicht gegeven in de betalingen die nog moeten plaatsvinden.
Als de factuur daadwerkelijk betaald wordt, wordt er weer een boeking gemaakt. Als we er van uit gaan dat deze betaling per bank wordt gedaan dan krijg je een boeking waarbij het saldo van de bank wordt verminderd en waarbij de tegenrekening de crediteuren zijn.
Debet Credit
Crediteuren € 100
Bank € 100
Als beide boekingen gemaakt zijn, dan zijn de volgende gegevens vastgelegd:
• Kostenpost promotie is gestegen met € 100
• Het banksaldo is gedaald met € 100
• Het saldo bij de crediteuren is € 0.
Verkoopboek:
Het verkoopboek werkt het zelfde als het inkoopboek, alleen worden hier de verstuurde facturen in verwerkt in plaats van de ontvangen facturen. Bij veel boekhoudpakketten waarbij gebruik wordt gemaakt van een facturatie module wordt het verkoopboek automatisch verwerkt.
De journaalpost voor een boeking uit het verkoopboek ziet er als volgt uit:
Debet Credit
Debiteuren € 100
Opbrengst € 100
Zodra deze boeking is gemaakt zijn de opbrengsten opgenomen in de administratie en is er een vordering ontstaan op de debiteuren. Door een overzicht te maken van alle openstaande debiteuren wordt er inzicht gegeven in de ontvangsten die nog moeten plaatsvinden.
De betaling van de factuur wordt verwerkt in het kas- of bankboek. Als we er van uitgaan dat deze ontvangst per bank binnenkomt, wordt de boeking van de bankmutatie als volgt:
Debet Credit
Bank € 100
Debiteuren € 100
Als beide boekingen gemaakt zijn, dan zijn de volgende gegevens vastgelegd:
• De opbrengsten zijn gestegen met € 100
• Het banksaldo is gestegen met € 100
• Het saldo van de debiteuren is € 0