Rekeningschema bestaat uit grootboeknummers en omschrijving van deze grootboeknummers. De meeste rekeningschema’s hebben grootboeknummers die bestaan uit 4 tot 6 getallen. En er zit ook nog een logica in de nummering van de grootboeknummers.
Het eerste getal staat voor een rubriek die apart in de balans of winst en verlies rekening wordt weergegeven.
| 0 | Balans | Rekeningen voor vaste activa, eigenvermogen en lang vreemd vermogen |
| 1 | Balans | Financiële rekeningen |
| 2 | Balans | Tussenrekeningen |
| 3 | Balans | Voorraden |
| 4 | resultaat | Kostenrekening |
| 5 | resultaat | Rekeningen voor verdeling indirecte kosten |
| 6 | resultaat | Fabricagerekeningen |
| 7 | resultaat | Inkooprekeningen |
| 8 | resultaat | Verkoop en omzetrekening |
| 9 | resultaat | Overige resultaten of prive |
0: Alle grootboeknummers die beginnen met een 0 hebben de eigenschap dat ze op de balans staan voor een langere periode. Er zijn 3 rubrieken die onderverdeelt kunnen worden bij de 0-rubriek.
Vaste Activa: Dit zijn investeringen die je gedaan hebt en afschrijft in minimaal 5 jaar
Lang vreemd vermogen: dit is vermogen wat is aangetrokken door derden en niet binnen een jaar terug betaald hoeft te worden.
Eigen vermogen: is het verschil tussen de bezittingen en schulden.
1: Financiële rekeningen
De grootboeknummers die beginnen met een 1 hebben een financiële eigenschap. Dit kan activa (vermogen) zijn of een passiva (schuld). Hierbij moet je denken aan liquide middelen, debiteuren, crediteuren, btw rekeningen en overige kortlopende vermogen.
2: Tussenrekening
Het kenmerk van een tussen rekening is dat deze eigenlijk een tijdelijk karakter heeft. Aan het einde van een periode moeten deze rekeningen leeg zijn. Een voorbeeld van een tussen rekening is vraagposten. Door het jaar heen kunnen er mutaties zijn waarbij je in eerste instantie niet weet waar deze op geboekt moeten worden. Deze worden dan tijdelijk op de vraagposten rekening gezet om ze later uit te zoeken. Bij het afsluiten van een periode moeten deze posten opgelost zijn en de rekening weer leeg zijn. Een ander voorbeeld voor deze rekening zijn de kruisposten. Bij kruisposten boek je mutaties van rekeningen onderling over. Als beide rekeningen geboekt zijn is het totaal van de kruisposten ook leeg.
3: Voorraden
De rekeningen worden per afsluitende periode geboekt. Er wordt geïnventariseerd hoeveel voorraad er aanwezig is en welke waarde de voorraad heeft. Er zijn verschillende voorraad waarderingen.
4: kostenrekening
Alle kosten beginnen met een 4. Voor de meeste bedrijven is dit voldoende, bij fabrieksrapportage wordt voor de verdeling van de indirecte kosten de “5-rubriek” gebruikt.
Er zijn verschillende kosten te onderscheiden:
Afschrijvingskosten
Personeelskosten
Huisvestingskosten
Autokosten
Verkoopkosten
Algemene kosten
Financieringskosten
5: Rekeningen voor verdeling indirecte kosten
Hierbij kunnen onder andere de volgende kosten worden onderscheiden:
Kosten afdeling fabricage
Dekking afdeling fabricage
Kosten afdeling verkoop
Dekking afdeling verkoop
6: Fabricage rekeningen
Hierbij kunnen onder andere de volgende kosten worden onderscheiden:
Verbruik grondstoffen
Directe lonen
Toeslag indirecte fabricage kosten
Gecalculeerd verbruik grondstoffen
Gecalculeerd verbruik directe lonen
Gecalculeerd toeslag indirecte fabricage kosten
7: Inkoop rekeningen
De inkopen die worden gedaan om door te verkopen of te produceren worden geboekt in de 7-rubriek. Binnen deze rubriek kan onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende inkopen. Dit is heel erg bedrijfsafhankelijk hoe je dit onderscheid wilt maken.
8: Verkoop- en omzetrekening
Dit is eigenlijk de tegen hanger van de inkoop rekeningen. De omzet wordt geboekt in deze rubriek, ook hier kan weer onderscheid worden gemaakt in de verschillende soorten omzet.
Tip: Zorg ervoor dat de rekeningnummers van de inkopen en verkopen met elkaar overeen komen. Zo kun je later gemakkelijk vergelijken wat je bruto marge van het product is geweest.
9: overige resultaten en privé
Als er veel privé mutaties vanaf de bedrijfsrekening worden gedaan of het is wenselijk om de privé gegevens wat beter in beeld te brengen dan kan het handig zijn om de 9-rubriek te gebruiken om deze inkomsten en uitgaven in beeld te brengen.